Lavoro ibrido, le aziende ripensano gli uffici. Costi e spazi al centro, l'idea di NOD

L'ufficio tradizionale è stato a lungo progettato attorno a un presupposto semplice: i dipendenti lavorano prevalentemente nella stessa sede e utilizzano postazioni assegnate, con orari e presenze relativamente prevedibili.

Il lavoro ibrido ha messo in discussione questa impostazione. In molte organizzazioni, i dipendenti alternano giornate in ufficio, lavoro da casa e spostamenti presso clienti o altre sedi. La conseguenza è una distribuzione della presenza meno uniforme, con uffici che possono risultare affollati in alcuni giorni e sottoutilizzati in altri.

Per le aziende, questo cambiamento apre una questione economica e organizzativa. Gli immobili rappresentano una voce di costo significativa, ma ridurre semplicemente la superficie disponibile non è sufficiente: occorre garantire spazi adeguati quando servono, favorire la collaborazione e mantenere un'esperienza lavorativa soddisfacente.

Il paradosso degli uffici: costi fissi e presenze variabili

Affitti, utenze, manutenzione, pulizia e servizi rappresentano costi che un'organizzazione deve sostenere per mantenere operativo un ufficio. Molte di queste spese non diminuiscono automaticamente quando una parte dei dipendenti lavora da remoto.

Se la presenza cambia durante la settimana, l'impresa può ritrovarsi con una capacità sovradimensionata rispetto all'utilizzo medio. Allo stesso tempo, una riduzione eccessiva degli spazi può creare difficoltà nei giorni di maggiore affluenza, quando team e collaboratori hanno bisogno di incontrarsi.

La questione non riguarda soltanto il numero delle scrivanie. Le aziende devono considerare sale riunioni, spazi per la collaborazione, aree riservate alle attività individuali e infrastrutture tecnologiche per connettere chi lavora in presenza con chi partecipa a distanza. Il problema diventa quindi quello di bilanciare costi, capacità e qualità dell'ambiente lavorativo.

Secondo la European Office Occupier Sentiment Survey 2025 di CBRE, il 55% delle aziende intervistate prevede di ridurre la superficie dei propri uffici nel medio periodo. Tra i fattori indicati figurano il lavoro ibrido e la riduzione dei costi. Lo studio segnala inoltre un crescente interesse per gli spazi flessibili e per la misurazione dell'effettiva utilizzazione degli ambienti.

Questi dati descrivono le intenzioni delle aziende intervistate e non costituiscono una previsione valida per ogni mercato. Indicano tuttavia una direzione importante: la gestione degli immobili aziendali sta diventando sempre più legata ai dati sull'utilizzo e alla capacità di adattare gli spazi alle necessità operative.

Dal posto assegnato alla postazione on demand

Una delle risposte organizzative al lavoro ibrido è l'adozione di postazioni non assegnate permanentemente. I dipendenti possono prenotare una scrivania o una sala in funzione della giornata, mentre l'azienda cerca di allineare la capacità disponibile alle presenze previste.

Questo modello, spesso associato all'hot desking, può aumentare la flessibilità e ridurre il numero di postazioni necessarie. Richiede però regole chiare, strumenti di prenotazione affidabili e informazioni aggiornate sulla disponibilità degli spazi.

Se il sistema è difficile da utilizzare o non riflette le condizioni reali, il beneficio rischia di ridursi. I dipendenti potrebbero non trovare una postazione adeguata, mentre i responsabili aziendali potrebbero avere difficoltà a prevedere la domanda.

Per questo motivo, la gestione digitale degli spazi è diventata una componente importante del workplace management. Le piattaforme possono centralizzare le prenotazioni, monitorare l'utilizzo delle risorse e fornire dati utili per decidere come organizzare le sedi.

La flessibilità può inoltre estendersi oltre l'ufficio aziendale. Se un dipendente lavora da una città diversa da quella in cui si trova la sede principale, uno spazio di coworking vicino alla sua abitazione può rappresentare un'alternativa al pendolarismo quotidiano.

In questo caso, la gestione del lavoro ibrido diventa una questione di rete: non si tratta soltanto di organizzare gli uffici di proprietà, ma anche di consentire l'accesso a spazi professionali distribuiti sul territorio.

Il coworking come infrastruttura del lavoro distribuito

Gli spazi di coworking si sono sviluppati offrendo postazioni, uffici privati e sale riunioni a professionisti, lavoratori autonomi e imprese. Il loro modello si basa sulla possibilità di accedere a un ambiente professionale senza sostenere direttamente i costi e gli impegni di una sede permanente.

Per le aziende, una rete di spazi flessibili può offrire diversi vantaggi: ridurre la necessità di aprire nuove sedi, mettere a disposizione postazioni vicino ai dipendenti e gestire esigenze temporanee senza sottoscrivere contratti immobiliari di lungo periodo.

Questo approccio può essere utile anche per le organizzazioni che operano su più territori o che hanno bisogno di spazi per riunioni, progetti temporanei e incontri con clienti.

Il coworking, tuttavia, non sostituisce necessariamente l'ufficio aziendale. Gli spazi condivisi possono essere adatti al lavoro individuale o a riunioni di piccole dimensioni, ma non sempre rispondono alle esigenze di riservatezza, sicurezza o collaborazione di ogni organizzazione.

La scelta dipende dalla tipologia di attività, dalla frequenza di utilizzo e dalla qualità degli spazi disponibili. Anche la distribuzione geografica è determinante: una rete estesa genera valore soltanto se offre strutture accessibili nelle aree in cui le persone hanno realmente bisogno di lavorare.

Per i fornitori di servizi, la sfida consiste nel coordinare una rete di strutture con caratteristiche e gestori differenti, garantendo informazioni coerenti, procedure di prenotazione semplici e condizioni commerciali comprensibili.

La tecnologia per misurare e ottimizzare gli spazi

La gestione digitale degli uffici può contribuire a trasformare il workplace da costo relativamente rigido a risorsa gestibile in modo più dinamico. Le piattaforme di prenotazione permettono di conoscere le richieste di postazioni e sale riunioni, mentre i sistemi di analisi dell'occupazione possono aiutare a identificare gli ambienti utilizzati meno frequentemente. Incrociando questi dati con le esigenze dei team, le imprese possono valutare modifiche alla distribuzione degli spazi e all'organizzazione delle presenze.

L'obiettivo non dovrebbe essere massimizzare l'occupazione in ogni momento, ma individuare un equilibrio tra efficienza immobiliare e qualità del lavoro. Un ufficio sempre pieno non è necessariamente più produttivo, così come una struttura poco utilizzata non rappresenta automaticamente uno spreco se risponde a esigenze specifiche.

La tecnologia deve quindi supportare decisioni organizzative, non sostituirle. Le aziende devono considerare la collaborazione, la soddisfazione dei dipendenti, la sicurezza delle informazioni e la capacità degli spazi di favorire attività che risultano più efficaci in presenza.

Anche il modello economico dei fornitori deve essere sostenibile. Una piattaforma può generare ricavi attraverso abbonamenti aziendali, commissioni sulle prenotazioni o servizi aggiuntivi, ma deve offrire un beneficio misurabile rispetto alla gestione manuale o agli strumenti già utilizzati dal cliente.

Il caso italiano: dalla flessibilità individuale alla gestione aziendale

Il Workforce Preference Barometer 2025 di JLL, basato su un'indagine internazionale che include anche lavoratori italiani, rileva che il 63% degli intervistati italiani opera con politiche strutturate di lavoro ibrido. La ricerca sottolinea inoltre l'importanza della qualità degli ambienti, della posizione degli uffici e dell'equilibrio tra vita professionale e personale.

Il cambiamento apre opportunità per il mercato del workplace management, nel quale software, spazi flessibili e servizi aziendali possono integrarsi per gestire una forza lavoro distribuita.

Per le imprese, la convenienza dipende dalla possibilità di coordinare questi strumenti senza aumentare la complessità amministrativa. Una rete di coworking può essere utile, ma se le prenotazioni, i pagamenti e il controllo dei costi sono gestiti separatamente, il lavoro aggiuntivo può ridurre parte dei benefici.

Il valore emerge quando l'azienda può offrire ai dipendenti alternative accessibili, mantenendo al tempo stesso una visione centralizzata dell'utilizzo e della spesa.

NotOnlyDesk e la gestione digitale degli spazi flessibili

In questo contesto si inserisce NotOnlyDesk, piattaforma italiana che consente alle aziende di gestire l'accesso a una rete di spazi di coworking e uffici flessibili. La scheda UCapital Dealflow presenta la società come una soluzione digitale per organizzare il lavoro ibrido, mentre le informazioni pubbliche del servizio descrivono un sistema di prenotazione per scrivanie, uffici privati e sale riunioni.

Secondo la pagina dell'applicazione pubblicata da Apple, la piattaforma dichiara una rete di oltre 300 spazi partner in Italia e utilizza un sistema denominato Nodey per facilitare l'accesso e la prenotazione. La società propone inoltre strumenti rivolti alle aziende per monitorare l'utilizzo degli spazi e gestire i costi dei team. [Fonte: App Store].

Il potenziale del modello risiede nella possibilità di mettere in relazione domanda aziendale e offerta di spazi professionali distribuiti, riducendo la necessità di gestire singolarmente accordi e prenotazioni.

La sfida commerciale sarà dimostrare che la rete viene utilizzata con continuità e che il servizio genera benefici concreti per le organizzazioni clienti. Tra gli indicatori da seguire figurano il numero di aziende attive, le prenotazioni ricorrenti, il tasso di utilizzo degli spazi, la distribuzione geografica della rete e i risparmi effettivamente ottenuti.

Il cambiamento del lavoro ibrido non consiste semplicemente nel lavorare alcuni giorni da casa. Implica ripensare il rapporto tra persone, immobili e organizzazione aziendale. Per le piattaforme che riescono a rendere questa gestione più semplice e misurabile, il workplace può diventare un mercato nel quale la flessibilità non è soltanto un beneficio per i dipendenti, ma anche uno strumento di efficienza operativa.

NotOnlyDesk (NOD) — "The Digital Backbone for Hybrid Work in Italy"